邀请在展会开始前，如客户对公司的邀请做出反应的，则应该尽快确定对方的信息：如对方行程、参展代表的姓名、有无前期合作、具体操作的业务人员、历次的报价清单、合作中存在的问题以及本公司希望向其推荐的新产品信息等。以上信息应当整理成文件形式，出席展会的业务员必须大概的了解，以便在展会现场接洽客户时使用。必须通过网络公布或发放正式邀请函等手段通知公司的新老客户。该项工作应当在展会开始前1个月内完成。邀请的方式同样适用于公司的目标客户和潜在客户调查本身源于公司业务人员的销售习惯和平时的积累，国内的一些大型企业在出席展会时因有专门的人员负责管理该项事务，因此会对展会的各方面信息有详实的调查记录。

（一）、接洽阶段
获取参展客户信息，去的参展客户相关资料，展厅设计要求。
（二）、设计阶段
向客户交付设计初稿、展厅设计说明。研究客户反馈意见并再次修改，交付最后定稿之设计图及工程报价。
（三）、签约阶段
同客户确定工程价格，明确顾客的相互配合要求，签订合同。
（四）、制作阶段
根据部门工作单完成制作及准备工作，安排客户到工厂实地勘察看制作及准备情况，完成主办、主场、展馆等各项手续。
（五）、现场施工阶段
现场展位搭建，配合客户占位进场，客户验收、签字。
（六）、展会期间及撤场阶段
安排展会期间现场应急服务和增值服务配合客户展品离场，现场拆除。
（七）、后续跟踪服务
真会的后续总结报告，为客户提供行业会展信息和分析，邀请客户参观公司其他服务案例。

南京展览公司对未作出反应的客户，则需要由负责该客户的业务员在临出发前二周或者一周的时候发送EMAIL，通知客户公司的具体行程安排，以及在此期间出现销售方面情况的应急处理等内容。旨在体现公司对客户的尊重，同时也再一次提醒客户展会的时间（有些客户本身可能出席展会，但未必会通知厂方。两次的通知提醒应当能使其对工厂的展位号等情况加深印象。）