一般情况下，一个大型的国际展览会，运输工作准备是在展览开幕前几个月就开始的，因此，参展商首先要指定各国各地区的分代理，他们要负责展品启运的相关工作。而展品一旦到了目的地，不管是港口、机场或者火车站，运输商都要与这些目的地口岸打好招呼，以保证展品一到港口就能卸货并转运到目的地。因为费用的关系，大多展品多是海运的。如在北京举行的展览一般是在天津新港卸货，而其他展览城市通常也是在就近的港口，所以大多大型的展览多选择在沿海城市举办。

一个成功的承包商应该和主办单位、参展商和其他服务商保持良好的关系和及时的沟通，并能根据情况及时反馈。这就要求承包商的管理团队是个高素质的、管理有方的、战斗力强的团队。只有这样，才能适应快速发展的展览业。施工好坏关系到展览会的“门面”，主办单位会根据展览规模、展览预算及展览的特点向施工承包商（以下简称施工商）发标。在确定了场地及主办单位的发标书后，承包商就要作图纸设计，特别是总体规划，其中包括展会的会标、主色调、现场各种功能的服务台及办公室等等。特装修摊位一般是根据参展商的要求来设计的，标准摊位是根据主办单位或国家展团的组织者的要求来设计施工的。通常是施工方的投标书能接近或达到招标的要求，才有中标的可能。也有的承包商与主办单位有长期合作关系，对于同一个展览，就不一定每次招标。 

对于特装修展位，大多是面积比较大的、预算经费比较多的公司展台。如汽车、通讯展的那些大公司展台多会是非常讲究的特装修，其投入的预算之大，令人咋舌——经常在百万人民币以上。一般展览指定的施工商并不能拿到很多特装修的项目，而一些要求名目繁多的参展商经常被一些小而精的公司“拿下”。 举办展览是一个系统工程（本文主要指的是经济贸易专业展览），除了市场调研、项目策划、宣传招商外，服务对于一个展览的成功是至关重要的。一个展览的组织者，不可能承揽全部服务，一个展览一旦立项，承办单位就要开始招标寻找、指定服务承包商。这项工作也是展览运作的一个关键环节。 展览运输商（以下简称运输商）是展览会的另一个重要的服务商。主要负责展品运输，展品报关代理等工作。展品运输包括展品始发地到展览现场，展览结束后，展品回运等工作。运输商是否能中标，主要是看其对参展商的运输费率的报价以及其管理能力和服务质量。 

在大型展会开幕前的一个月或几星期前，主办单位就要召开多次通气会。除了施工部门和运输部门外，还要有安全部门、海关、负责水电气的工程部门参加会议。主办方要把各职能部门和服务商进出时间排得清清楚楚并告之大家，以免在展会现场因细节问题引起混乱。如汽车或消费品展览一般要由施工商先进馆，然后再进展品。而大型机械展就要让展品先进，如果先搭展台，展品就不方便进展会会场了。当然在实践中，还会有很多意想不到的问题，需要随时解决。因此，服务商具备很强的应变能力是非常重要的。 本文来源于南京展览制作搭建公司

运输商应当与代理商和海关及时沟通，要提前把展品清单交给海关审查。展品到了现场后，运输商就可以配合海关及时办理人关手续。值得注意的一点是：展品通过海关手续后方可开箱。由此可见，运输商的工作效率要求在某种程度上要比承包商高。当然，不同展览会的要求是不一样的。一般大型机械展对运输商的要求格外高，而通讯和汽车展等比较注重形象的展览则对承包商要求更高，为了保证展出顺利，承包商和运输商加班到深夜是经常的事。展品是否能在展览开幕前及时到达展览现场是问题的关键，如果展品迟到了，那就前功尽弃。笔者曾经在冶金铸造展遇到过一个参展商，他进馆后，其展品却没到达。他急不可耐，到展会组委会办公室里“威胁”说“以后再也不来参展了”——这对主办者来说，应该是最严重的警告了，幸亏后来展品在开幕前运抵展会现场，在主办单位和其他服务商的通力合作下才保证这个展商的顺利参展。由此可看出，除时间性因素外，保证展品完整无缺地到现场，施工人员能否保证展品安全等都是至关重要的。    

展览是个复杂的系统工程，涉及到各方面的工作，除了上面论述的两个主要服务商外，还有很多别的工作。在组织展览时，服务外包是个很重要的工作。专业的服务商可以提高服务质量，通过招标，又可以有选择，减少展览成本。但主办单位必须选择懂业务、能力强的公关和管理人才来担当，充分发挥服务商的作用。只有为参展商和观众提供最佳服务，才能确保展览的成功。 承包商和运输商在展览现场的工作时间紧、任务重，没有很好的合作协调，展览会成功举办是不可能的。