展会必须从客户的需求出发，强调展会的特点和品质与客户需求之间的一致性，潜在客户才会逐渐接受该展会。否则，尽管展会的特点和品质客观存在，但如果它们与潜在客户的需求不相符，客户对展会仍会视而不见。与潜在客户沟通，如果沟通一次就能达到让他们来参展或参观的目标当然最好，但在实际接触中，往往很难一次就将客户"搞掂"，这时，我们就得有计划地一步一步地实现我们的沟通目标。站在客户的角度，他们从最初接触展会信息到最后决定参展（参观）一般会有五个阶段的反应过程：知晓、认识、接受、确信、参展（参观）。所以，在与客户沟通时，要对潜在客户的参展（参观）需求、客户的个性品位、客户对展会的评价标准等进行充分了解，根据这些信息制定的展会营销和沟通策略对潜在客户来说才最不可抗拒。 客户参展（参观）展会的成本包括货币成本、时间成本、精力成本和心理成本。有时候，尽管客户有参展（参观）的需求和欲望，但他们却不一定付诸行动，原因往往是他们认为参展（参观）的成本太高。为此，展会必须采取措施弥补这些不足。展会可以通过精心策划的、多渠道和多途径的展会营销来完整地向潜在客户传播展会的信息，使潜在客户对展会有一个全面而完整的认识，从而促进他们参展（参观）。