目标参展商的参展动机不尽相同，但基本动机有两类，一是希望通过参展而获得某种实效，二是参展时有效控制参展成本，减少参展所造成的相关经济风险（如展览效果不好，营销成本过高等）。为目标参展商准备参展建议方案是国际展览组织机构普遍采用的营销技巧，是说服目标参展商迅速评估参展动机的有力举措，展览营销工作实践证明，目标参展商普遍渴望展览的相关信息能与参展商的基本需求对称，如展览的题材、展览的规模与权威性、竞争企业参展商的参展情况、如何参展、参展商报名与展位安排情况等。因此，电话营销重点应从抓住目标参展商所需对称的信息着手，积极为目标参展商做好参谋，使目标参展商通过电话营销中获得对参展的一些具体建议，如什么样的展位合适，工程搭建的规定、展览有何种活动可以参加，估计境外客商参展数量，展台是否需要准备外贸报价单等。参展建议是营销人员与目标参展商沟通的有效利器，也可体现出营销人员的整体素质与服务理念。
    展览会是广告及促销的一个方面，就象所有促销活动一样，你必须首先确定你的目标，否则，就没有评估将来结果的基础。首先考虑一下该展览会是否覆盖了你所需的市场，决不要参加一个展览会只因为你想看一看这个展览、展馆或是举办的城市，除非与市场有关。这是适合的地点吗？它必须能吸引正确的观众群，对于以往参观展览会的观众类别很难评估，但是高水平的主办者已经开始制作观众类别的调研报告。他们会乐意向你提供这些信息资料；事实上，观众类别的信息通常是他们为劝说你参加展览会而向你提供的资料的一部分。
    一个能得到大多数企业认可的展会，在行业内将会形成口碑，这对展会吸引力的提升十分重要。比如作为一个汽车展览会的销售人员把参加汽车展的大企业、小企业、品牌企业、整车企业、配件企业、装饰企业细分类别，掌握一些有代表性的企业情况信息，向有意向参展的企业作推荐，让对方感觉这是一个行业的盛会，提升企业参展的积极性。历届展会的成绩也是吸引企业参展的亮点之一。展会组织方可以综合历届展会的发展情况，特别是贸易成交情况、项目签约情况等，显示展会的“务实”。尤其可以列举一些有代表性的企业参展取得的交易成绩和项目签约情况，增加说服力。
    参展的企业，选展是成功的第一步，它需要对主办方进行综合考查，以及剖析参加该展会是否符合企业的自身定位。拿着“放大镜”，选择合适、成功的展会，这对于参展企业来说至关重要。有专家表示，展会地点的不同，也会直接影响有效观众的数量。企业选择展会时应注意其举办地点是否在经济、信息、人才、服务等方面拥有综合优势的大城市，如广州、上海、北京等，以及举办展会的地点对自身企业是否便利。展会的目标定位包括其主题定位、观众结构等，企业参展前应对此进行详细分析，以便确认参加该展会是否符合企业的未来发展规划，能否促进企业达到预期目标，这些也可以通过展会详细资料来了解。
    如何在众多的展位中突出自己以取得良好的视觉效果，关键是看设计中有无区别于其它特装展台设计。参展作为企业宣传和营销的一个重要渠道，几乎是所有企业每年必备和筹划的行销活动，参加一次展会，往往都需要耗费很大的财力物力和人力，因此做好每次参展的各项准备和周密计划是已经成为参展企业必修和必做的工作，而个性化设计的实现手段应该与企业性质、产品功能、发展方向相结合，通过一切视觉符号对外传达企业的经营理念与情报信息，而不是一味盲目地追求特异效果。这里，企业标志为我们寻求个性的特装展台设计提供了丰富的设计元素与设计依据。
    甚至有的展厅是由平板电脑所吸引，只要轻触按键，一个360全息投影就闪烁起来。从各个角度观看，甚至走到它的对面都可以清楚的看到里面的内容介绍。该技术实现了立体铺陈企业的核心技术，创造了在真实维度空间内形成虚拟的立体影像。使得参观人员大开眼界。视频内介绍企业要展示真正的产品，即使是门外汉也会在这里一目了然，使得参观者有种进入真实场景的感觉。
    展览人员常因缺乏发问技巧而错过一些重要信息。要避免这一问题就要进行展览前的培训及准备工作。很重要的一点是参与展览的人员需乐于跟陌生人交谈，并了解他们的需要，会将事先准备好的企业印刷品或精致小礼品适时发送给潜力客户，达到营销的最终目的。图片及公司手册可让参观者进一步了解展示产品以外的产品资讯。此外，参展商还可在会场提供录像带、模型、产品展示名片（明确列出电话号码、网址、传真、邮寄住址等信息），扩大宣传效果。
    中国会议展览业是一个起步相对较晚的产业，再加上会议、展览、旅游相互交叉等，这给政府的协调管理增加了难度。展览业的主管机构是商务系统，而会议和会议业则没有明确的主管部门。这种情况到了地方之后，乱象就出来了：除了商务部门，还有会展办、旅游局、贸促会、开发区等，都与会议展览有关，都有理由举办会议、展览、奖励旅游等方面的会议及活动。还有，除了平级部门业务交织之外，上下级政府部门在业务上也有交叉——省、市、区等。实际上，我们国家会议展览领域活动数量较多，与多头管理的现状有一定关系。